연말 기업 송년회는 행사 60일 전부터 '방식 결정 → 업체 구성 → 업체 선정 → 운영·철수' 순서로 준비하세요

송년회 준비 일정: D-60부터 당일까지

송년회가 몰리는 12월 중순을 기준으로 하면, 10월 중순에는 준비를 시작해야 원하는 날짜의 장소와 업체를 확보할 수 있습니다. 담당자의 업무는 아래 다섯 단계로 나뉩니다.

진행 방식 결정: 사내·대관·야외 중 무엇이 맞을까

진행 방식은 이후 필요한 업체와 비용 구조를 모두 결정합니다. 예산과 인원, 회사가 송년회에 담고 싶은 메시지를 기준으로 먼저 정하세요.

업체 구성과 역할 분담

송년회에 필요한 업체는 크게 네 가지입니다. 행사대행사 한 곳에 모두 맡길 수도 있고, 담당자가 필요한 업체를 직접 나눠 발주할 수도 있습니다. 직접 발주하면 비용을 줄일 수 있지만, 업체 간 일정 조율은 담당자의 몫이 됩니다.

직접 발주할 때 담당자가 연결해야 할 것

• 설치 순서 — 행사용품 설치가 먼저 끝나야 케이터링 세팅이 들어갈 수 있습니다. 업체별 도착 시간을 한 장의 일정표로 공유하세요.
• 반입 규정 공유 — 대관처의 반입 시간과 경로를 모든 업체에 똑같이 전달해야 당일 충돌이 생기지 않습니다.
• 현장 담당자 지정 — 업체마다 당일 연락할 담당자와 회사 측 현장 책임자를 미리 정해두세요.

행사용품 렌탈 업체 선정 기준

행사용품 렌탈 업체는 단가만 보고 고르면 당일 설치 지연이나 예상하지 못한 추가 비용으로 이어지기 쉽습니다. 아래 다섯 가지 기준으로 견적을 비교하고, 계약 전에 해당 질문을 업체에 직접 확인하세요.

조이풀우드의 렌탈 기준

비교를 돕기 위해 조이풀우드의 렌탈 약관 기준을 정리하면 다음과 같습니다.

• 견적 구성 — 물품 렌탈료와 별도로 납품·설치 비용이 산정되며, 계약서에 지정한 장소로 운송·설치합니다.
• 결제 — 계좌이체가 기본이며 카드와 현장 현금 납부도 가능합니다. 단기 렌탈은 물품 인수 전 전액 납부가 원칙이고, 협의 시 분할 납부도 가능합니다.
• 검수 — 설치 시 제품을 검수하고 인수확인서에 날인합니다.
• 변경·취소 — 고객 요청에 따른 교체·추가·이전 설치 비용은 고객 부담이며, 현장 도착 후 단순 변심 취소 시 운송비와 렌탈 비용의 30%가 위약금으로 발생합니다.
• 반납 — 조기 반납 시에도 결제 금액은 환불되지 않으며, 고객 사유로 반납이 지연되면 하루 5%의 지연손해금이 발생합니다.
• 관리 책임 — 설치 후 관리는 고객 책임으로, 파손 시 실비, 분실 시 제품 판매가 전액이 청구됩니다.

당일 운영과 철수 체크리스트

당일 담당자의 역할은 직접 일하는 것보다 각 업체가 일정대로 움직이는지 확인하는 것입니다. 설치, 운영, 철수 단계별로 아래 항목을 점검하세요.

설치 단계

• 업체별 도착 시간과 반입 경로 안내
• 행사용품 설치 후 수량·상태 검수, 인수확인서 확인
• 테이블 배치, 무대·포토존 위치가 배치도와 같은지 확인
• 조명·음향·전기 사용 테스트

운영 단계

• 큐시트 기준 진행 시간 관리
• 음주 이후 물품 파손이 생기지 않도록 무대·포토존 주변 동선 정리
• 현장 이슈 발생 시 업체 담당자 즉시 연락

철수 단계

• 대관 종료 시간 안에 철수가 끝나도록 업체 도착 시간 재확인
• 렌탈 물품 수량을 철수 전에 확인해 분실 여부 점검
• 회사 개인 물품, 경품, 장식물을 렌탈 물품과 분리

자주 묻는 질문